PRIVACYBELEID

VERSIE AANGEPAST OP 01/08/2026

1. WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE?

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

HappyXmas
Utsenakenweg 85
3300 Oplinter
België

BTW nummer: BE0775.979.610

E-mail: info@happyxmas.be
Website: www.happyxmas.be

HappyXmas (hierna "HappyXmas", "wij", "ons" of "de verwerkingsverantwoordelijke") hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG of GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle bezoekers van onze website, klanten, leveranciers en andere personen die contact opnemen met HappyXmas of gebruikmaken van onze diensten.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ

Afhankelijk van uw gebruik van onze website en onze diensten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens

- naam en voornaam;

- bedrijfsnaam;

- adres;

- e-mailadres;

- telefoonnummer;

- btw-nummer (indien van toepassing).

Bestel- en facturatiegegevens

- leveringsadres;

- factuurgegevens;

- betaalinformatie (voor zover noodzakelijk voor de verwerking van betalingen);

- bestelgeschiedenis.

Technische gegevens

Bij een bezoek aan onze website kunnen automatisch bepaalde technische gegevens worden verwerkt, zoals:

- IP-adres;

- browsertype;

- toesteltype;

- besturingssysteem;

- taalinstellingen;

- datum en tijd van het bezoek;

- bezochte pagina's;

- cookiegegevens.

Wanneer deze gegevens rechtstreeks of onrechtstreeks tot een natuurlijke persoon kunnen worden herleid, worden zij beschouwd als persoonsgegevens.

3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

Uitvoering van overeenkomsten

Wij verwerken persoonsgegevens om:

- bestellingen te verwerken;

- producten te leveren;

- betalingen te verwerken;

- facturen op te stellen;

- klantenservice te verlenen;

- garanties en retourzendingen af te handelen.

Klantenbeheer

Wij gebruiken persoonsgegevens voor een efficiënt klantenbeheer, waaronder:

- communicatie met klanten;

- opvolging van offertes en bestellingen;

- administratie;

- boekhouding;

- wettelijke verplichtingen.

Contactaanvragen

Wanneer u ons contacteert via e-mail, telefoon of een contactformulier, verwerken wij uw gegevens om uw vraag correct te beantwoorden.

Nieuwsbrieven en marketing

Indien u hiervoor toestemming heeft gegeven of indien dit wettelijk is toegestaan, kunnen wij uw contactgegevens gebruiken om u te informeren over:

- nieuwe producten;

- promoties;

- acties;

- nieuws over HappyXmas.

U kunt zich op elk moment uitschrijven via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.

Beveiliging en fraudepreventie

Wij verwerken persoonsgegevens om:

- misbruik van onze website te voorkomen;

- fraude op te sporen;

- onze systemen te beveiligen;

- onze wettelijke belangen te beschermen.

Analyse en verbetering van onze website

Wij analyseren het gebruik van onze website om:

- de gebruikservaring te verbeteren;

- technische problemen op te lossen;

- statistieken op te stellen;

- onze dienstverlening verder te optimaliseren.

Waar wettelijk vereist gebeurt dit uitsluitend na toestemming via de cookiebanner.

4. OP WELKE RECHTSGROND VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS

Afhankelijk van het doel steunen wij de verwerking op één of meerdere van de volgende rechtsgronden uit artikel 6 AVG:

- de uitvoering van een overeenkomst;

- het voldoen aan een wettelijke verplichting;

- ons gerechtvaardigd belang, zoals het beveiligen van onze website, het voorkomen van fraude en het verbeteren van onze dienstverlening;

- uw toestemming, bijvoorbeeld voor het verzenden van nieuwsbrieven of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. DE BEWAARTERMIJNEN

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

De bewaartermijn hangt af van de aard van de verwerking en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

- klantgegevens: zolang de commerciële relatie bestaat en gedurende de wettelijke bewaartermijnen;

- facturen en boekhoudkundige documenten: overeenkomstig de fiscale en boekhoudkundige wetgeving;

- contactaanvragen: zolang nodig is om de vraag te behandelen en op te volgen;

- marketinggegevens: totdat u uw toestemming intrekt of bezwaar maakt;

- technische gegevens en cookies: overeenkomstig de bewaartermijnen vermeld in ons cookiebeleid.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist is of noodzakelijk blijft voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

6. DELEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

HappyXmas behandelt uw persoonsgegevens vertrouwelijk en deelt deze uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

- medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken;

- externe dienstverleners en verwerkers die ons ondersteunen, zoals aanbieders van webhosting, IT-diensten, betalingsverwerking, boekhouding, transport, marketing of e-maildiensten;

- overheidsinstanties of bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af waarin afspraken worden gemaakt over de beveiliging en vertrouwelijke verwerking van uw gegevens.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

7. DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE

In principe verwerken wij uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien persoonsgegevens toch buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt overeenkomstig de AVG en met passende waarborgen, zoals:

- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

- de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses);

- of een andere wettelijk toegelaten beschermingsmaatregel.

8. BEVEILIGEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

HappyXmas neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of vernietiging.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

- beveiligde verbindingen (SSL/TLS);

- beperkte toegangsrechten voor medewerkers;

- beveiligde opslag van gegevens;

- regelmatige updates van systemen en software;

- passende organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen.

Hoewel wij ons maximaal inspannen om uw gegevens te beschermen, kan geen enkele vorm van elektronische gegevensoverdracht of opslag volledig risicovrij worden gegarandeerd.

9. UW RECHTEN

Overeenkomstig de AVG beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Recht op inzage

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u verwerken en om hiervan kosteloos een kopie te ontvangen.

Recht op rectificatie

Indien persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u vragen deze te laten verbeteren of aanvullen.

Recht op gegevenswissing

In de gevallen voorzien door de AVG kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.

Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen bepaalde gegevens blijven bewaren wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen kunt u vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Voor persoonsgegevens die elektronisch worden verwerkt op basis van uw toestemming of een overeenkomst, heeft u het recht deze te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat of rechtstreeks te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is.

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen een verwerking die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, heeft u steeds het recht hiertegen kosteloos bezwaar te maken.

Intrekken van toestemming

Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken.

De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

10. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

HappyXmas neemt geen beslissingen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, wanneer deze rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen op een vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Mocht dit in de toekomst wijzigen, dan zullen wij u hierover vooraf informeren overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

11. UITOEFENING VAN UW RECHTEN

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens vermeld in dit privacybeleid.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen uw identiteit te verifiëren alvorens gevolg te geven aan uw verzoek.

Wij behandelen uw aanvraag kosteloos en beantwoorden deze in principe binnen één maand na ontvangst. Indien uw verzoek bijzonder complex is of wanneer meerdere verzoeken gelijktijdig worden ingediend, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval brengen wij u hiervan tijdig op de hoogte.

12. KLACHTEN

Indien u meent dat HappyXmas uw persoonsgegevens niet verwerkt overeenkomstig de geldende privacywetgeving, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

U heeft daarnaast steeds het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Het indienen van een klacht doet geen afbreuk aan uw recht om een procedure aanhangig te maken bij de bevoegde rechtbank.

13. COOKIES

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan de website op uw computer, tablet of smartphone worden opgeslagen. Ze helpen om de website correct te laten functioneren, uw gebruikservaring te verbeteren en het gebruik van de website te analyseren.

Afhankelijk van uw voorkeuren kunnen er verschillende categorieën cookies worden gebruikt op onze website. Allereerst zijn er de noodzakelijke cookies, die essentieel zijn voor de goede werking en beveiliging van de website, waardoor er voor het gebruik ervan geen voorafgaande toestemming vereist is. Daarnaast onthouden functionele cookies uw persoonlijke voorkeuren, zoals taalinstellingen, om u bij een volgend bezoek een betere gebruikerservaring te bieden. Om de prestaties van onze website te verbeteren en de ervaring verder te optimaliseren, zetten we analytische cookies in die ons inzicht geven in het websitegebruik, welke indien wettelijk vereist uitsluitend na uw toestemming worden geplaatst. Tot slot worden er, eveneens uitsluitend na uw uitdrukkelijke toestemming, marketing- en trackingcookies gebruikt om advertenties en inhoud beter af te stemmen op uw interesses, waarbij deze cookies ook door externe partijen geplaatst kunnen worden.

Bij uw eerste bezoek aan onze website kunt u via de cookiebanner aangeven welke cookies u wenst te aanvaarden.

U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen of uw toestemming intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Daarnaast kunt u cookies beheren of verwijderen via de instellingen van uw internetbrowser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies ertoe kan leiden dat delen van de website niet optimaal functioneren.

14. EXTERNE WEBSITES

Onze website kan links bevatten naar websites van derden.

HappyXmas is niet verantwoordelijk voor de inhoud, het privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens door deze externe websites. Wij raden u aan het privacybeleid van deze websites te raadplegen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

15. BEVEILIGINGSINCIDENTEN

Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.

Wanneer zich een datalek voordoet dat een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij handelen overeenkomstig de AVG. Indien wettelijk vereist zullen wij de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien van toepassing, de betrokken personen tijdig informeren.

16. WIJZIGINGEN AAN DIT PRIVACYBELEID

HappyXmas behoudt zich het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen om rekening te houden met wijzigingen in de wetgeving, onze dienstverlening of de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bovenaan dit document wordt de datum van de laatste wijziging vermeld.

Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

17. CONTACT

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op.

HappyXmas

Utsenakenweg 85
3300 Oplinter
België